Pernah jadi panitia Isra Miraj, peringatan HUT RI, atau perpisahan siswa kelas tiga di sekolah? Kalau kalian pernah, pasti kalian tahu bahwa menyiapkan sebuah acara ternyata susah. Tapi selain susah, membuat acara ternyata juga menyenangkan. Melalui acara itu, kita bisa latihan bernegosiasi, melobi orang, juga berpikir cepat untung mengatasi masalah di lapangan.

Nah, orang-orang yang suka merencanakan dan membuat kegiatan kini bisa mengubah hobinya menjadi bisnis. Salah satu caranya adalah mendirikan event organizer (EO) atau pengelola kegiatan. Dalam bisnis ini, kita menawarkan ide dan jasa untuk menyelenggarakan kegiatan yang mereka inginkan. Kegiatannya bisa dalam bentuk seminar, konser musik, pengajian, atau acara keluarga seperti ulang tahu dan pernikahan.

Peluang bisnis ini muncul karena orang-orang yang akan mengadakan kegiatan belum tentu punya ide dan waktu. Mereka ingin acaranya dilaksanakan dengan sukses, tetapi mereka sendiri tidak punya ide. Atau, mereka ingin acaranya sukses tapi mereka terlalu sibuk untuk merencanakannya. Untuk itu, mereka bantuan perencana kegiatan.

Sekarang ada berbagai jenis event organizer. Ada perusahaan EO kecil-kecilan yang menangani acara tingkat keluarga, tapi ada juga EO besar yang menangani event nasional. Dyandra Promosidony adalah salah satu EO besar yang dimiliki perusahaan besar, Kompas Gramedia Grup.

Kalau kamu mau coba bisnis ini, cobalah sesuaikan dengan hobi dan kemampuan kamu. Kalau kemampuanmu memang di bideng hiburan, tangani saja event-event hiburan seperti konser musik. Kalau kamu suka membuat acara resmi, tangani saja kegiatan resmi seperti seminar. Kalau kamu suka acara outdoor, kamu bisa belajar menangani outbond atau semacamnya.

Menurut Evio Production, salah satu modal yang harus dimiliki pebisnis EO adalah ide dan kemampuan komunikasi. Ide sangat dieprlukan untuk mengemas acara supaya disukai banyak orang. Komunikasi diperlukan untuk meyakinkan calon klien, untuk meyakinan sponsor, atau pihak lain yang akan kita libatkan. Ide yang bagus belum cukup. Kita perlu kemampuan komunikasi yang baik supaya ide yang bagus bisa dipahami calon klien dengan baik.

Database dan Kerjasama

Dalam mengelola bisnis EO, database punyai peran yang amat penting. Baik itu database sponsor, media, lembaga pemerintah, mitra strategis, dan database klien itu sendiri. Database ini akan sangat membantu terutama saat kita mendapatkan proyek yang harus disiapkan dalam hitungan hari.

Hal ini bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena kesibukan klien, mereka sering kali memberikan order secara mendadak. Kalau sudah begitu, mau tidak mau EO harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang cukup ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan kelincahan tingkat tinggi dan jaringan yang luas.

EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event seperti sound system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan percetakan atau advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan suplai bahan promosi dengan harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya mengandalkan dari satu buah percetakan saja. Akan lebih aman jika EO mempunyai beberapa supplier percetakan sehingga bisa membandingkan harga dan membagi order jika dikejar oleh tenggat waktu yang ketat.

Selain itu, pemilik EO juga harus punya tim yang solid. Ini mutlak diperlukan karena untuk membuat acara, kita tidak mungkin menanganinya sendiri. Harus ada partner yang bisa kita ajak bertukar ide. Partner juga diperlukan karena di lapangan kita harus menangani beberapa hal sekaligus. Kalau harus ditangani sendiri, kita biasanya akan kewalahan.

Nah, untuk membuat tim yang solid, cobalah rekrut teman-teman terdekat kita. Biasanya mereka memiliki kehalian unik yang tidak kita miliki. Dengan begitu, kita bisa bekerja sama dan saling melengkapi satu sama lain.

Bagaimana Memulainya?

Kalau kamu tertarik, cobalah kita mulai dengan mengurus kegiatan kecil. Acara pemilihan ketua OSIS di sekolah, misalnya, bisa kita jadikan sarana latihan.  Buatlah acara pemilihan ketua OSIS menjadi acara yang seru dan menyenangkan. Selain dana dari sekolah, kamu bisa latihan melobi dari luar untuk menjadi sponsor dalam kegiatan ini.

Di banyak sekolah, pemilihan ketua OSIS biasanya standar-standar saja. Cobalah cari ide supaya kegiatan ini seru tapi tetap sesuai dengan tujuan. Misalnya, kita bisa menggabungkan pemilihan ketua OSIS dengan game atau hiburan. Atau, kita bisa lakukan pemilihan ketua OSIS dengan tema tertentu yang akan terkenang sepanjang hidup oleh para siswa.

Kalau acara kecil sukses, kita sudah punya pengalaman di lapangan. Selain itu, kita juga sudah berlatih berkomunikasi dengan orang lain. Kalau kamu merasa siap, kamu bisa cari event yang lebih besar untuk ditangani. Misalnya: perpisahan kakak kelas. Berani coba? Rahmat